NL EN

Taal wijzigen

Change management: nu meer dan ooit belangrijk

15/05/2020 | Bart Bosch | Algemeen

Nu dat bedrijven en organisaties zich opmaken om terug op te starten, of reeds opgestart zijn, komen ze tot de vaststelling dat er toch wel wat wijzigingen moeten doorgevoerd worden in de manier waarop er gewerkt wordt.

De oorsprong van problemen

De meest voorkomende oorzaak van grote kwaliteitsproblemen is een verandering ergens in het proces,  een wijziging in de manier van werken, en dat deze wijziging niet goed is voorbereid, geïmplementeerd en opgevolgd. De verandering is niet goed gemanaged.
We zijn gewend aan structuur en standardisatie: van zodra er en wijziging optreed gebeurt het al wel eens dat we op dezelfde manier blijven werken, en dan gaat het fout.

Daarom is “change management” een essentieel onderdeel van je managementsysteem. Een goed doordacht en opgezet systeem om veranderingen te managen moet naar alle mogelijke nieuwe en gewijzigde risico’s kijken alvoren de wijziging kan geïmplementeerd worden.

Het wordt dan ook al snel duidelijk dat dit een team effort is, waarin taken en bevoegdheden duidelijk omschreven moeten zijn: wie gaat wat na en wat zou een showstopper kunnen zijn.

 

Wat na de wijziging

En eenmaal de nieuwe manier van werken is doorgevoerd, moet er geverifieerd worden of deze wijziging wel het voorziene effect heeft gehad. Indien dit niet zo is, moet er mogelijk teruggegaan worden naar de vorige manier van werken en moet het hele change management, inclusief de risicoanalyses, opnieuw uitgevoerd worden. En daarom zijn de taken en verantwoordelijkheden zo belangrijk: ieder teamlid moet een specialist zijn om de mogelijke impact van de wijziging op zijn of haar gebied goed te kunnen inschatten, om zo tot een “Right First Time” van de wijziging te komen.

 

Het belang van consensus

Een laatste belangrijk onderdeel van change management: het hele team moet achter de wijziging staan (nadat eventuele bijkomende acties genomen zijn). Elk onderdeel van dit change management proces is even belangrijk en kan niet zomaar genegeerd worden. Dit kan tot gevolgd hebben dat er naar een consensus moet gezocht worden tussen verschillende belanghebbenden, en dit is waar de verschillende risicoanalyses naar voor komen. Bijvoorbeeld: de financiële risicoanalyse kan aantonen dat de investering die gedaan moet worden om de verandering deftig uit te voeren, te hoog is. Terwijl de kwaliteitsdienst net rekent op deze investering om de wijziging geen tot een minimale impact te laten hebben op de kwaliteit van het product of dienst. De balans vinden is niet altijd eenvoudig en kan tijd in beslag nemen.

 

Daarom, voer een wijziging niet overhaast in en zorg dat alle risicoanalyses uitgevoerd zijn acties afgesproken en ondernomen, consensus bereikt is over de implementatie van de wijziging alvorens deze wordt doorgevoerd. En na de implementatie, vergeet dan niet om na te gaan of de wijziging het beoogde effect gehad heeft en pas aan waar nodig. En weer komt alles terug op Plan-Do-Check-Act.

 

Wij helpen je graag met het opzetten van een change management procedure en proces: contacteer ons voor een pragmatische aanpak en voorkom problemen.

 

 

 

Blijf op de hoogte