Door het beschrijven van je bedrijfsprocessen, krijg je een handig instrument om te meten hoe goed je als organisatie op bepaalde vlakken bezig bent. Om de potentie van je procesbeschrijvingen maximaal te benutten, geven we je graag enkele tips.  

Allereerst is het belangrijk om per type proces andere soorten parameters te meten en op te volgen. Zo kan je bijvoorbeeld voor je absenteïsmebeleid het aantal medewerkers registreren dat een bepaalde tijdsduur afwezig is. Dit is een absolute parameter met een absoluut cijfer. 

Wanneer je bedrijf sterk groeit, dan zeggen de cijfers niet zoveel. Een stijging van het absenteïsme kan dan mogelijk verklaard worden door een stijging van het aantal medewerkers. In die gevallen adviseren wij om relatieve parameters te gebruiken, waarbij je de verhoudingen in acht neemt. 

Absoluut versus relatief 

Een ander typisch voorbeeld is de opvolging van het aantal consumentenklachten. Mogelijks stijgen deze, maar betekent dit niet noodzakelijk dat je slecht bezig bent. Het kan perfect zijn dat je 20% meer verkoopt, terwijl het aantal klachten ‘slechts’ 10% toeneemt. In absolute cijfers doe je het slechter op vlak van klachten, verhoudingsgewijs werk je beter. 

Presentatie met grafieken en voortschrijdend gemiddelde 

Vaak zien we dat parameters in grote Excel-tabellen worden gepresenteerd. Op zich vertellen deze weinig. Gebruik daarom bij voorkeur grafieken, waarin je trends kan laten zien. Een mooie manier om trends te tonen is het gebruik van het voortschrijdend gemiddelde, waarbij je bijvoorbeeld elke maand het gemiddelde berekent van de voorbije twaalf maanden.  

Wanneer we dit toepassen op ons voorbeeld van de consumentenklachten, dan kan je het aantal klachten delen door het verkoopsgemiddelde én daar telkens een twaalfmaandelijks voortschrijdend gemiddelde voor berekenen. Op die manier krijg je een perfect zich op de evolutie van de consumentenklachten.  

Naar de toekomst kijken 

Bij de meeste parameters kijken we terug naar het verleden op basis van een registratie. Wanneer we zogeheten leading indicators inzetten als procesparameter, dan kunnen we de toekomst voorspellen én tijdig bijsturen. Een leading indicator heeft dus een voorspellend karakter.  

Een voorbeeld hiervan is de parameter ‘aantal verbeteracties die over datum zijn’. Je kan bijvoorbeeld de verhouding berekenen tussen het aantal verbeteracties over datum in verhouding tot het totale aantal verbeteracties. Wanneer het voortschrijdend gemiddelde van deze parameter verslechtert, dan heb je nog tijd en ruimte om in te grijpen. 

Meer weten over het beschrijven van bedrijfsprocessen?
Contacteer Quontinium.