Het uitvoeren van audits op afstand is een uitdaging voor auditees en auditors. Er is geen mogelijkheid om een ​​rondleiding ter plaatse te hebben, geen mogelijkheid om productielijnen te laten zien of te observeren, nagaan hoe operators die routinecontroles uitvoeren, enz.

Vóór COVID-19 voerden we al desk audits uit als een van de opties voor onze klanten: de ervaring was er al.

Audits op afstand hebben veel beperkingen. Zoals eerder vermeld, is het belangrijkste obstakel dat er geen mogelijkheid is om de productielijnen te bezoeken en de productieomgeving te observeren.

Dit type audit richt zich daarom vooral op documentatie. Audits op afstand zijn in dat opzicht een geweldige kans om een gedetailleerde audit van uw kwaliteitsmanagementsysteem te krijgen.

Na een paar maanden auditing vanuit huis, wil ik graag de 5 belangrijkste verbeterpunten met u delen die tijdens audits op afstand zijn gevonden, alsook de specifieke bevindingen:

1. Corrigerende maatregelen en preventieve maatregelen/CAPA/verbetermaatregelen:

• Er is geen procedure om te bepalen wanneer de voltooiing van een hoofdoorzaakanalyse noodzakelijk is, corrigerende maatregelen moeten worden gedefinieerd en wanneer de bepaling van preventieve maatregelen vereist is.

TIP: Er moeten minimaal verbeteracties worden gedefinieerd voor:

• Audits: interne, externe, certificeringsaudits;
• Klachten: intern, extern;
• Nonconformiteiten, incidenten;
• Preventieve en corrigerende maatregelen zijn niet gedocumenteerd.

TIP: Documentatie over oorzakenanalyses zoals 5why en visgraatdiagrammen is ook een goede manier om uw verbeteracties te ondersteunen.

2. Beheer van uitbestede activiteiten en processen

• Het ontbreken van een proces dat de goedkeuring en monitoring van uitbestede producties, of delen daarvan, beschrijft.
• Documenten aangaande uitbestede processen zijn niet bechikbaar Bijvoorbeeld:
  • Specificaties zijn niet aanwezig voor uitbesteed werk;
  • Traceerbaarheidsoefening omvat geen uitbestede activiteiten;
  • Ontbreken van een lijst met vereisten voor analyses en de frequentie van analyses voor uitbestede of verhandelde producten
• Gebrek aan een kwalificatie van leveranciers voor uitbestede processen of contract manufacturers.

3. Rework

• Gebrek aan een proces dat herbewerking beschrijft

TIP: Een gedocumenteerd systeem helpt om het gebruik van rework te beheersen. Het is van cruciaal belang om te voorkomen dat materialen worden toegevoegd die fysieke, biologische of chemische verontreiniging kunnen veroorzaken.

• Herwerking is niet volledig traceerbaar

TIP: vergeet niet de minimale informatie te vermelden: productnaam, productiedatum en origineel lotnummer(s).

TIP: neem rework op in de traceerbaarheidsoefening.

4. Traceerbaarheidsdocumentatie

• De frequentie van het uitvoeren van traceerbaarheidstests is niet duidelijk gedefinieerd;
• De traceerbaarheidstest controleert niet de traceerbaarheid stroomopwaarts (van geleverde producten tot grondstoffen) en stroomafwaarts (van grondstoffen tot geleverde producten);
• De traceerbaarheidstest omvat geen hoeveelheidscontrole/massabalans;
• Testresultaten van traceerbaarheidsoefening worden niet geregistreerd;
• Gebrek aan verbeteracties;
• Gebrek aan bevestiging van klanten over getraceerd product de hoeveelheid geleverd eindproduct en de datums.

5. Productfraude

• Een kwetsbaarheidsbeoordeling voor productfraude is niet aanwezig of onvolledig;

TIP: De kwetsbaarheidsbeoordeling van voedselfraude moet betrekking hebben op:

• • Inkomende goederen (grondstoffen, additieven, inkt, kleefstoffen, oplosmiddelen, verpakking, materialen, herbewerking);
  • Productformule;
  • Configuratie;
  • Processen (inclusief uitbestede processen);
  • Verpakking en etikettering;
  • Opslag;
  • Vervoer;
  • Afgewerkt product
• Gebrek aan duidelijk gedefinieerde criteria voor de kwetsbaarheidsbeoordeling;
• Ontbreken van een plan om productfraude te verminderen.

Heeft u ervaring met audits op afstand? Heeft u na het lezen van de bovenstaande lijst een punt gevonden dat kan worden verbeterd? Stuur een e-mail naar info@quontinuim.com en we kijken wat we voor u kunnen doen binnen ons Call-an-Expert programma.