In een serie van drie blogposts bespreek ik de drie verschillende soorten audits. In deze blogpost leest u meer over de audit door een derde partij, ook wel bekend als een certificatie-audit. 

De eerste blogpost uit deze serie ging over interne audits, die vindt u hier terug. 

De verwachtingen bij een derde partij audit

Omdat u betaalt voor een audit door een derde partij, verwacht u daar iets voor terug. U verwacht dat de auditor een nieuwe of onverwachte manier vindt, waarmee u uw managementsysteem kunt verbeteren. Want laten we eerlijk zijn, u weet eigenlijk al op welk vlak uw kwaliteitsmanagementsysteem non-conform is. 

Wat u dus echt wilt, is dat de auditor een tekortkoming in uw managementsysteem vindt waar u zelf niet van op de hoogte bent. Want dat voegt waarde toe aan uw managementsysteem. 

Wanneer de auditor er niet in slaagt om dergelijke tekortkomingen te vinden, dan voegt hij geen waarde toe aan uw bedrijf. Zelf ben ik van mening dat u in dat geval contact moet opnemen met het bedrijf dat de certificatie-audit uitvoert. 

Wanneer een derde partij audit verkeerd loopt

Toen ik zelf nog in een fabriek werkte als kwaliteitsmanager, vond er een ISO 9001-audit plaats. De enige non-conformiteit die de auditor vond, was er een waar wij ons al van bewust waren. Sterker nog: het non-conforme product was al geblokkeerd in ons systeem. 

De audit voegde dus geen enkele waarde toe aan ons managementsysteem. Ik was mij bewust van verschillende ander non-conformiteiten in ons systeem die verbeterd konden worden, maar de auditor vond ze niet. 

Het klinkt misschien alsof we geluk hadden dat de auditor maar één kleine non-conformiteit vond, maar toch belde ik de certificeringsorganisatie en liet hen weten dat deze auditor niet meer terug hoefde te komen. Met zijn audit had hij geen waarde toegevoegd aan onze fabriek. 

3 manieren om uw kwaliteitsmanagement te verbeteren met een certificatie-audit

1. Stel vragen 
   Door vragen te stellen tijdens een audit leert u heel veel. Veel consultants zullen misschien zeggen: ‘Stel de auditor geen vragen. Beantwoord hun vragen, maar geef hen nooit meer informatie dan gevraagd.’ Dit is slecht advies, want hoe kunt u leren van een expert op het vlak van kwaliteit als u niets vraagt? Hoe kunt u dan uw managementsysteem verbeteren? En hoe leert u dan hoe u de kwaliteitsstandaard moet interpreteren?  
   
   Naar mijn mening, haalt u dus het meeste uit een certificatie-audit als u vragen stelt. Tijdens de eerste follow-up-audit die ik moest overzien, stelde ik alle vragen die ik maar kon bedenken. Toen mijn general manager aan het einde van de audit aan de auditor vroeg hoe ik het had gedaan als supervisor, antwoordde deze: ‘Hij stelde veel vragen.”
   
   Tijdens een andere audit, gaf de auditor nadrukkelijk aan dat ik geen vragen mocht stellen. En toch deed ik het. Ik stelde zelfs heel veel vragen. Zo leerde ik mezelf te bewijzen als kwaliteitsmanager en leerde ik hoe ik de kwaliteitsstandaard moest interpreteren. 
   
   Aarzel dus nooit om vragen te stellen. Vraag de certificatie-auditor alleen nooit om advies, dit mag hij niet geven.
    
2. Bekijk de resultaten kritisch
   De tweede manier om alles uit een derde partij audit te halen is door de bevindingen van de auditor kritisch aan de tand te voelen. Denkt u dat de resultaten van de audit niet juist zijn, aarzel dan niet om dit aan te kaarten. 
   
   De auditor zal u met plezier uitleggen waarom sommige elementen in uw managementsysteem als non-conform aangemerkt werden. Een discussie is voor zowel u, als voor de auditor, interessant. Het daagt hem uit en leert hem ook iets. Het levert u beiden bovendien een interessante discussie over kwaliteit op. 
    
3. Neem corrigerende maatregelen
   Gebruik de bevindingen van de auditor om uw managementsysteem te verbeteren. Elke non-conformiteit die in het rapport staat, is een kans om uw werkwijze te verbeteren. 
   
   Gebruik de audit dus in uw voordeel. Zorgt dat elke bevinding van de auditor leidt tot een actie waarmee u een structurele verbetering teweegbrengt in uw managementsysteem. 

Waar u op moet letten bij een certificatie-audit

U betaalt de certificeringsorganisatie voor het uitvoeren van een audit. Het doel van deze audit is het behalen of behouden van een certificaat. U heeft dus een commerciële relatie met de certificeringsorganisatie. 

Deze commerciële relatie kan de audit op negatieve wijze beïnvloeden. Als de uitkomst van de audit negatief is, bestaat de kans dat de organisatie u als klant verliest. Sommige organisaties zullen dus ver gaan om u tevreden te stellen en u als klant te behouden. 

Er zijn ook organisaties die freelancers inhuren om de audits uit te voeren. Voor deze freelancers is het vooruitzicht om een klant te verliezen nog erger. Zij zullen dus minder kritisch durven zijn, waardoor de audit voor u minder waardevol is. 
Hoe u het ook went of keert, wanneer u samenwerkt met een certificeringsorganisatie, is de kans groot dat het resultaat van de audit (onterecht) positief is. 

Die ene keer dat een bedrijf het certificaat onverwacht toch haalde

Een bedrijf vroeg een audit aan om een bepaald certificaat te behalen. Na de eerste audit behaalden ze het certificaat en kregen ze een C als score. Een jaar later werd de audit opnieuw gedaan en scoorden ze een A. 

Het jaar daarna kwam er een nieuwe auditor. Tijdens de audit belde de auditor naar zijn werkgever, hij was van mening dat het bedrijf het certificaat dit jaar niet zou kunnen halen.  

De certificeringsorganisatie antwoordde dat hij het bedrijf ten minste een B moest geven als score. Sterker nog: toen het management van het bedrijf vernam dat ze een B zouden krijgen, waren ze helemaal niet blij. Ze wilden een A, net als de vorige keer.

Drie maanden later hing de A weer aan hun muur. 

Naar mijn mening is het zeer onwaarschijnlijk dat het bedrijf alle non-conformiteiten in slechts drie maanden in orde had gebracht …

Houd dit dus goed in de gaten: sommige certificeringsorganisaties doen alles om hun klanten niet te verliezen. 

Bovenstaande tips helpen u om het maximale uit uw certificatie-audit te halen. Wilt u meer weten over audits door een derde partij? Aarzel niet om mij te contacteren! 

Lees ook de eerste blogpost uit deze serie met tips om het meeste uit interne audits te halen.