In mijn eerdere blogberichten in deze blogposttrilogie over audits schreef ik al over de eerste partij audit en de derde partij audit. In dit artikel is het eindelijk de beurt aan de tweede partij audit.
Deze heb ik dan ook bewust tot laatst bewaard. Bent u benieuwd waarom? Lees dan snel verder!
De betekenis van een tweede partij of een leveranciersaudit is een audit die wordt uitgevoerd door een auditor van een externe organisatie, of een auditor in loondienst van uw klant. Beide auditors zullen de audit uit naam van uw klant uitvoeren.
Het doel van een tweede partij audit is om aan de hand van de beoordeling van zowel uw huidige als toekomstige leveranciers een kwalitatieve productieketen te verkrijgen die voldoet aan de verwachtingen van uw klant.
De tweede partij auditors kunnen opgedeeld worden in twee categorieën. Een eerste categorie is de bedrijfsauditor ofwel de auditor in loondienst van uw klant.
De problematiek die zich voordoet bij audits van bedrijfsauditors is dezelfde als diegene die ik reeds behandelde bij de derde partij audit wanneer deze wordt uitgevoerd door een certificeringsauditor. Het probleem dat zich in beide gevallen voordoet, is namelijk de commerciële relatie tussen uw bedrijf en dat van de auditor.
De interne druk die de bedrijfsauditor hierdoor ervaart van z’n eigen organisatie kan dan ook enorm zijn.
Een veelvoorkomend probleem bij bedrijfsauditors is dan ook de interne druk die de aankoopafdeling zet op z’n eigen auditor: “Dit is onze grootste leverancier voor dit specifiek materiaal. Er zijn weinig alternatieven, dus het is belangrijk dat je deze leverancier goedkeurt.”
De aankoopafdeling is niet de enige afdeling die interne druk uitvoert op de bedrijfsauditor. De druk kan namelijk ook veroorzaakt worden door de marketingafdeling: “We hebben al enorm veel geïnvesteerd in deze leverancier en kochten recent nog een onderdeel aan om een toekomstig product te produceren. Aangezien we hier reeds in hebben geïnvesteerd, is het belangrijk dat onze leverancier wordt goedgekeurd. Als hij geen goedkeuring krijgt, verliezen we potentieel veel geld dat we reeds investeerden.”
De interne druk op bedrijfsauditors kan dus veel groter zijn dan u zou verwachten. Bovendien kan het zelfs zo zijn dat deze interne druk hun toegevoegde waarde op uw managementsysteem in het gedrang brengt.
Het tweede type leveranciersauditors zijn de ingehuurde auditors. Deze categorie kan opnieuw worden ingedeeld in twee subcategorieën. Het eerste type van ingehuurde auditors zijn auditors van een certificeringsorganisatie die de audit uit naam van uw klant uitvoeren. En zoals u al te weten kwam in mijn blogpost over derde partij audits, zijn dit vaak ook nog eens freelancers die de audit uitvoeren uit naam van de certificatieorganisatie.
De moeilijkheid die men ondervindt bij leveranciersaudits die worden uitgevoerd door dit type auditors, is wanneer uw bedrijf reeds in het bezit is van één of meerdere certificatie van deze certificeringsorganisatie. In dat geval wordt een objectieve beoordeling erg moeilijk.
Het tweede type ingehuurde audits zijn de audits die worden uitgevoerd door een onafhankelijke auditor. Zo’n auditors worden door uw klant gecontracteerd, maar zijn op geen enkele manier verbonden met certificeringsorganisaties. Dit betekent dat ze u de beste kans op optimalisatie geven.
Onafhankelijke auditors zijn auditors die uw klant echt vertegenwoordigen, aangezien zowel u als de auditor dezelfde klant delen. Bovendien probeert de auditor u een duidelijk en objectief beeld te geven van hoe u werkt en waar uw verbeteringsmogelijkheden liggen.
Daarnaast is er geen financieel voordeel voor deze onafhankelijke auditor. Wat de bevindingen ook zijn na afloop van de audit, de inkomsten van de auditor blijven gelijk.
Zoals ik al vermeldde aan het begin van dit artikel, heb ik deze audit bewust tot laatst gehouden in deze blogposttrilogie, omdat dit soort audits de meeste waarde aan uw managementsysteem zullen toevoegen.
Hoezo?
De uitvoerende auditor heeft vaak al verschillende processen in diverse bedrijven uit variërende industrieën en regio's gezien. De tweede partij auditor mag u bovendien - in tegenstelling tot de certificeringsauditor - wél advies geven om uw managementsysteem te verbeteren. Daarnaast zal de opgedane kennis en ervaring van de auditor bijdragen om uw managementsysteem vanuit verschillende invalshoeken te benaderen.
Eveneens hebben uw klanten een auditstandaard op basis van hun certificeringsnorm, in combinatie met andere eisen die uw klant erg belangrijk vindt. Dit betekent dat de leveranciersaudit verder gaat dan de audit van een derde partij, waardoor deze audit u reeds uitdaagt om beter te presteren.
Overweegt u een leveranciersaudit? Aarzel dan niet om me te contacteren voor meer informatie!
Wilt u meer lezen over audits? Lees dan zeker deel één en deel twee van deze blogpostserie!