Het implementeren van een kwaliteitsmanagementsysteem vraagt een stapsgewijze aanpak. Elk bedrijf is uniek, waardoor ook de invoering van een kwaliteitsmanagementsysteem best via een traject op maat verloopt. In deze blog bespreken we in grote lijnen de weg naar een kwaliteitsmanagementsysteem.

1. Wat moet er gebeuren?

Elke kwaliteitsnormering bevat een lijst van verplichte en optionele requirements. In een eerste fase is het belangrijk om in kaart te brengen aan welke verplichte eisen je als bedrijf al voldoet en welke nog in orde moeten gebracht worden. Daar focus je eerst op. Vervolgens kan je ook kijken naar de optionele items.

Aan de hand van deze eerste kloofanalyse krijg je een goed beeld van de nog af te leggen weg voor het invoeren van het gewenste kwaliteitsmanagementsysteem.

2. Wie is verantwoordelijk?

In een tweede stap is het belangrijk om voor elk onderdeel van het toekomstige kwaliteitsmanagementsysteem te bepalen wie de inhoudelijke verantwoordelijkheid draagt. Het is zeer belangrijk om de inhoudelijke verantwoordelijkheid niet bij de kwaliteitsafdeling te leggen.

De kwaliteitsafdeling faciliteert, ondersteunt en inspireert, het zijn de overige afdelingen die de veranderingen moeten doorvoeren. Elke proceseigenaar draagt de volledige verantwoordelijkheid voor het al dan niet compliant zijn van de toegewezen items. Alleen op deze manier krijg je een doorleefd kwaliteitsmanagementsysteem dat door de volledige organisatie gedragen wordt.

3. Wat is de timing?

Met behulp van een overzichtstool is het belangrijk om de voortgang te monitoren. Daarvoor is het uiteraard noodzakelijk om voor elke verbeteractie een deadline af te spreken.

4. Streven naar continue verbetering

Het invoeren van een kwaliteitsmanagementsysteem is geen eindpunt. Het betekent de start van een continu verbeteringsproces volgens de Plan, Do, Check, Act-cyclus. Daarom moet al bij aanvang bepaald worden hoe het verloop van de processen zal gemeten worden en op welke manieren er verder zal geoptimaliseerd worden. Dit betekent dat er nood is aan afspraken omtrent root cause analysis en data-analyses met KPI’s.

Continue verbetering binnen een onderneming is uitsluitend haalbaar als er een diepgaande cultuur- en mentaliteitsverandering plaatsvindt. Daarvoor moet – zoals hierboven gesteld – de eindverantwoordelijkheid voor kwaliteitszorg bij de verschillende afdelingen liggen.

Meer weten over het implementeren van een kwaliteitsmanagementsysteem? Contacteer ons gerust met al je vragen.